Marco A.M. Koet

  • Master Black Belt Lean Six Sigma

De menselijke kant van lean

Download PDF
Lean en HR

Lean en HR

Bij een Lean implementatie komt meer kijken dan alleen het trainen in en toepassen van tools en technieken. Een organisatie die blijvend wil leren en zichzelf continu wil blijven verbeteren vraagt ook ander leiderschap en mindset van de medewerkers. De rol van de afdeling HR of Personeelszaken hierin is dan meestal gericht op de beoogde gedragsverandering bij managers en medewerkers. Maar juist zij kunnen een veel bredere bijdrage leveren aan een succesvolle Lean implementatie!

Marco A.M. Koet
Master Black Belt Lean Six Sigma

Naast de traditionele rol van de HR-functionarissen om een leidende rol te spelen in ‘menskant’ van een Lean implementatie, kunnen zij ook een belangrijke bijdrage leveren aan het inrichten van de randvoorwaarden, waarin Lean in de organisatie tot bloei kan komen. Dit kan bijvoorbeeld door verrijking van hun eigen werkzaamheden en daarin te werken vanuit een lange-termijn-visie.

Randvoorwaarden Lean implementatie

Voordat de randvoorwaarden kunnen worden ingevuld, moet de afdeling Personeelszaken eerst zelf volgens de Lean-principes gaan werken. Dit wordt meestal gedaan door de eigen processen volgens de Lean-principes in te richten. Goed voorbeeld doet immers volgen. Als de eigen processen Lean zijn, komt dat daarnaast de geloofwaardigheid van de afdeling Personeelszaken bij het begeleiden van de invoering van Lean-processen in de rest van de organisatie zeker ten goede.

Het belangrijkste van Lean is: de waarde voor de klant maximaliseren zonder verspilling. De reden dat Lean op dit moment zo populair is, ligt voor de hand: met lagere kosten wordt een beter en kwalitatief hoger resultaat bereikt.

De aanpak van Lean is gebaseerd op principes, die zijn beschreven in ‘De machine that changed the world’ van Womack en Jones. De principes zijn:

  1. Waarde
    Specificeer wat van toegevoegde waarde is, vanuit het perspectief van de klant;
  1. Waardestroom
    Voer alleen die stappen uit die waarde toevoegen voor de klant;
  1. Flow
    Zorg ervoor dat het product of de dienst niet meer stopt vanaf het moment dat het proces start tot de uiteindelijke levering aan de klant;
  1. Pull
    Doe wat door de klant wordt gevraagd en doe dat precies op tijd;
  1. Perfectie
    Streef naar perfectie door de processen en organisatie continu te blijven verbeteren.

Door de Lean-principes toe te passen op de processen bij Personeelszaken, krijg je wat in het jargon Lean HR wordt genoemd: processen en dienstverlening die in lijn worden gebracht met wat de organisatie voor zowel interne als externe klanten wil betekenen.
Bijvangst is dat de kosten van de afdeling Personeelszaken lager worden. De principes van Lean zijn voor de afdeling Personeelszaken niet anders dan voor productie-, inkoop-, financiële-, administratieve- of verkoopafdelingen. Het doel van Lean is voor Personeelszaken net zo hard: meerwaarde creëren voor klanten met minder middelen, oftewel pionieren in Lean in jouw organisatie.

Verbeter de processen van HR

Processen van de afdeling Personeelszaken, waar met de toepassing van Lean verbeteringen in zijn aan te brengen, zijn bijvoorbeeld het proces van ‘werving en selectie’, ‘aanstellingsbrieven opstellen’, ‘jaarlijkse beoordelingen’, ‘opleidingen inkopen’ en het managen van ‘ziekteverzuim’. En dat zijn voorbeelden, naast alle reguliere ‘interne’ administratieve processen van de afdeling HR zelf.

Deze processen zijn – evenals primaire diensten- en productieprocessen – met Lean sterk te verbeteren. Bijvoorbeeld door inefficiënties te elimineren met een analyse van de Toegevoegde Waarde. In lijn met de benadering van Womack en Jones worden op die manier alle vormen van verspilling (van tijd, energie, geld) uit het proces gehaald. Want ook in HR-processen zit heel veel zogenoemde verspillingen.

Hieronder geven we verschillende voorbeelden van mogelijke verspilling in HR processen.

  1. Foute werving- en selectiebeslissingen;
  2. Hoge werving- en selectiekosten, door betalingen van ‘fees’ aan recruitmentbureaus;
  3. Onnodig verloop van talent;
  4. Hoge vergoedingen aan ontslagen medewerkers; door onvoldoende dossieropbouw;
  5. Lange doorlooptijden personeelsprocessen;
  6. ‘Management Development’ dat talent uitsluit en zodoende ongewenst vertrek naar andere werkgevers stimuleert;
  7. Niets/onvoldoende doen met medewerker-tevredenheidonderzoeken;
  8. Niets/onvoldoende doen met HR-dashboards, de ‘Balanced Scorecard’, HR-analyses; meten om het meten;
  9. Omslachtige procedures; meerdere handtekeningen op een beoordeling;
  10. Geen interne opvolging mogelijk voor cruciale vacatures;
  11. Werkoverleg voor de vorm, Dagstarts en Keek op de Weeks die verder geen opvolgacties krijgen;
  12. Ongetekende beoordelingen;
  13. Te laat uitbetaald overwerk en andere vergoedingen waar medewerkers recht op hebben;
  14. Werkzaamheden doen die mensen beter zelf kunnen regelen; bijvoorbeeld: een adreswijziging moet via de leidinggevende naar de personeelsadministratie;
  15. Onnodige arbeidsvoorwaarden; verzekeringen waar niemand gebruik van maakt en die niet bijdragen aan de beleving van goed werkgeverschap;
  16. Onnodige administratieve procedures; overal een schriftelijke bevestiging van sturen;
  17. Het hebben van een ‘one-size-fits-all-oplossing’ voor verschillende groepen medewerkers, bijvoorbeeld administratieve- en productiemedewerkers;
  18. Foutieve correspondentie, onjuist adresseringen, fout gespelde namen, foute bedragen, werktijden, et cetera;
  19. Onvolledige arbeidscontracten;
  20. Ziekmakende arbeidsomstandigheden;
  21. Niet productief kunnen zijn omdat er geen werkplek beschikbaar is op kantoor;
  22. Geen goede processen voor thuiswerken;
  23. Verouderde personeelshandboeken.

Het aanpakken van verspilling in processen bij Personeelszaken draagt bij aan hun effectiviteit en stimuleert de veranderbereidheid. Lean HR wint aan geloofwaardigheid, als de invoerders en begeleiders van duurzame gedragsveranderingen Lean uitdragen. En zelfs dan is het een intensief traject, dat van de afdeling Personeelszaken vraagt dat zij continu in gesprek blijft met management en medewerkers en zelf goed nadenkt over de mogelijke bijdrage van de eigen processen aan externe en interne klanten. Dat het zelf ook ‘loslaat’ wat te weinig of niets aan hun klanten aan waarde toevoegt.

Wat er tegenover staat zijn tevreden klanten en duidelijkheid over de toegevoegde waarde van de dienstverlening door de afdeling Personeelszaken. Goede redenen om niet langer te wachten en vandaag al te beginnen met Lean HR.