Zonder moeite je werk doen

De kracht van Lean Management

Efficiënt werken op een prettige manier!

Je hebt een dag hard gewerkt, maar vraagt je ’s avonds vertwijfeld af waarmee je het dan zo druk hebt gehad? In de huidige maatschappij is iedereen druk en ook buiten werktijden om wordt veel inspanning verricht. Maar tegelijkertijd bestaat het gevoel dat het werk nooit af is. Een ongemakkelijke spagaat, die aanzet om nog harder te werken. Maar dat lost niks op! We moeten niet harder werken, maar slimmer! In dit artikel gaan we in op de kracht van Lean Management. De aanpak en filosofie die helpt alle inefficiënties in ons dagelijks werk op te sporen en op te lossen. Zodat we met een prettige manier ons werk kunnen doen én op tijd af hebben.

Marco A.M. Koet
Master Black Belt Lean Six Sigma

Binnen Lean Management gelden inefficiënties als een van de belangrijkste veroorzakers voor het niet in één keer op het juiste moment afleveren van het juiste product of dienst aan onze klanten of opdrachtgevers. In de aanpak van Lean wordt daarom voortdurend gezocht naar deze blokkades in het werk. Om ze vervolgens op te lossen.

De inefficiënties komen meestal voort uit allerlei vormen van verspilling. Verspilling van tijd, geld, energie of inspanning. Of, anders gezegd, allerlei inzet van middelen die per saldo geen bijdrage leveren aan het tot stand komen van het product of de dienst waaraan we werken. Zonde! We hebben er alle belang bij deze vormen van verspilling te voorkomen, zodat we met onze inzet maximaal zinvol bezig zijn.

Zinvol werken met één stuk

Een belangrijk concept binnen Lean Management heet One-Piece-Flow. Het begrip verraadt al in haar benaming waar dit over gaat. ‘One Piece’ betekent immers ‘per stuk’ of ‘per entiteit’ en ‘Flow’ (binnen Lean) voor een ‘onbelemmerde’ doorstroming. Als binnen Lean wordt gewerkt aan One-Piece-Flow, dan wordt het werk dus zo ingericht, dat iedere ‘entiteit’ (een product, document, dossier, aanvraag, etc.) afzonderlijk, zonder belemmeringen door het proces stroomt en nergens hoeft te wachten op een volgende bewerking. De entiteit ligt nooit stil in een wachtrij of in een mailbox, wachtend totdat de machine of de professional ‘er aan toe is’ om die entiteit in behandeling te nemen.

Dat betekent dat in een op deze manier ingericht proces geen werkvoorraden en wachttijden meer bestaan. Alle entiteiten kunnen meteen worden bewerkt en afgehandeld. Om daarna ook meteen door de volgende afdeling opgepakt te worden. Net zolang totdat het klaar is om aan de interne of externe klant af te leveren. Zo is de ‘entiteit’ continu in bewerking en beweging. Een ultieme werkwijze waarin geen enkele inefficiëntie kan en zal bestaan. Niet voor niets wordt deze werkwijze als het hoogst haalbare gezien binnen Lean Management!

Voordeel van één stuk

Het vraagt een flinke inspanning om op deze manier te (gaan) werken. Het inrichten hiervan is niet in een aantal weken klaar. Een inspanning die alleen te rechtvaardigen is als daar aanzienlijke opbrengsten tegenover staan. En die zijn er op twee vlakken: zowel de voorraden, als doorlooptijden nemen aanzienlijk af. En bovendien neemt de productiviteit en de medewerkerstevredenheid zichtbaar toe. Hierna gaan we verder in op deze effecten.

Voorraden
Als iedere entiteit continu in bewerking is, ligt het nergens meer tussen de op een volgende afdelingen of processtappen te wachten. Dat kan alleen als er geen andere entiteiten zijn die ‘eerst aan de beurt’ zijn. Is dat wel het geval, dan spreken we van tussenvoorraad, die maken dat de entiteit moet wachten op zijn beurt en dus niet meer voortdurend bewerkt wordt. Willen we dus werken volgens One-Piece-Flow, dan moeten de voorraden verdwijnen en de verschillende processtappen in snelheid van verwerken op elkaar worden afgestemd. Zeker in de productie wereld heeft dat een aanzienlijk effect op het werkkapitaal. Immers, alle tussen-voorraden bevatten materialen die wel zijn ingekocht, maar nog niet te gelde zijn gemaakt. Hoe minder voorraad er dus kan worden aangehouden, des te minder kapitaal in ‘liggende voorraden’ hoeft te worden geïnvesteerd. Een directe opbrengst voor het bedrijf!

Doorlooptijden
Bij het werken volgens One-Piece-Flow zijn per definitie dus geen wachtende voorraden meer. En bestaat daardoor ook geen wachttijd meer tussen de verschillende bewerkingen. De totale doorlooptijd (vanaf het moment van bestellen tot aan het moment van afleveren aan de klant, verminderd daarmee aanmerkelijk. Deze doorlooptijd wordt namelijk voor het overgrote deel veroorzaakt door de wachttijden, niet door de tijd dat aan de entiteit gewerkt wordt. Hoe minder tussenvoorraden, hoe minder wachttijden en dus ook hoe korter de doorlooptijd wordt. En juist daar wordt de klant blij van. De tijd die verstrijkt tussen het moment van bestellen en het moment van uitleveren neemt hierdoor niet zelden met meer dan 80% af, waardoor de uitlevering naar de klanten veel voorspelbaarder wordt. Een fantastisch verkoop argument naar nieuwe klanten!

Productiviteit
Doordat er geen tussenliggende voorraden meer zijn en de wachttijden tussen de processtappen zijn opgedroogd, is niet alleen de entiteit voortdurend in beweging en bewerking. Dat geldt ook voor de uitvoerende medewerkers! Hoe vaak zie je niet in de traditionele manier van werken dat collega’s op elkaar zitten te wachten (inderdaad, ook wachttijd…) en dus niet productief zijn voor het werk waarvoor zij zijn aangesteld. Veel van de beschikbare tijd gaat dan vooral aan het managen van het werk in plaats van het uitvoeren ervan. Ten koste van de productiviteit van de medewerker en het bedrijf. Niet dat er niet hard gewerkt. Integendeel! Het is alleen inefficiënt en niet productief. En nog vermoeiend ook.

In concept van One-Piece-Flow zijn medewerkers net klaar met bewerking van de ene entiteit, als de volgende wordt aangeleverd. Ook zij zijn dus voortdurend aan het werk met het bewerken van de entiteit of het uitvoeren van hun taak. Het gaat er overigens niet om sneller of harder te werken. Door de beter op elkaar afgestemde werkzaamheden ontstaat juist veel meer rust in de uitvoering van het werk. En het paradoxale is dat daardoor medewerkers veel effectiever en productiever zullen worden.

Medewerkerstevredenheid
Het laat zich raden wat deze aanpak betekent voor de medewerker. Waar het eerst lijkt te gaan om verregaande standaardisatie en optimalisatie, eindigt het met een betere meer gebalanceerde en minder stressvolle werkwijze.

Het eerste roept altijd meteen verzet op. Standaardisatie leidt immers tot geestdodend werk en haalt alle creativiteit uit mijn baan. Niets is echter minder waar. Natuurlijk moeten de echte maatwerk taken niet gestandaardiseerd worden. Dan wordt het een keurslijf en wordt niemand er blij van. Maar er is niets op tegen om al het andere ‘om het maatwerk’ heen zoveel mogelijk te standaardiseren. Misschien wel opdat je dan juist maximaal tijd en aandacht kan geven aan de maatwerk activiteiten.

Als One-Piece-Flow op deze wijze wordt ingericht, zal het leiden tot rust in de uitvoering van de werkzaamheden en weet de ‘linkerhand’ exact wat de ‘rechterhand’ doet. Er zijn geen verrassingen meer in het werk en niemand is overbelast door grote en wisselende hoeveelheden werk. Je kan altijd datgene leveren waar de klant op wacht, met tevreden klanten als gevolg. Hoe leuk is dat?

Medewerkers ervaren deze wijze van werken als uiterst positief. En een toenemende medewerkerstevredenheid ligt in het verschiet! Inderdaad, door niet harder te werken, maar slimmer. Op een prettige manier!

WWW.MKPC.NL

Investeer in jouw bedrijf, werk of project met een opleiding van MKPC > Bekijk ons opleidingsaanbod!

Lean / Six Sigma / Scrum / Agile / Masterclasses /Workshops

Opleidingsinstituut MKPC leert en helpt organisaties klantgericht, efficiënt en effectief te werken. Zodat zij het verschil kunnen maken naar hun klanten en medewerkers en in staat zijn optimale bedrijfsresultaten te halen. Wij geloven in voortdurend leren en continu verbeteren met aandacht voor het organisatie- en het individuele belang. Opdat bedrijfsresultaten aantoonbaar verbeteren, de betrokkenheid toeneemt en de medewerkers zich als professional blijven ontwikkelen. In onze ervaring en overtuiging is deze aanpak dé manier om aansprekende resultaten te halen en succesvol te zijn voor organisaties én mensen met wie wij zakendoen. Niet voor niets is onze slogan: resultaat-én mensgericht verbeteren!