De kracht van 5S zit in de eenvoud ervan

De kracht van 5S zit in de eenvoud ervan

5S levert meer op, dan de meeste mensen op het eerste gezicht verwachten

Carla van Wees is Lean Six Sigma Black Belt. Ze geeft training voor MKPC en adviseert organisaties, onder andere over 5S. In die hoedanigheid komt Carla over de vloer bij bedrijven, instellingen en scholen en bezoekt ze directeuren en ZZP’ers met vaak bomvolle werkkamers. We vroegen haar naar haar ervaringen met de 5S-methode.

Carla van Wees
Lean Six Sigma Black Belt

Waar staat 5S ook alweer voor?

‘5S staat voor een simpele methode om onoverzichtelijke en rommelige ruimtes aan te pakken. Je begint met spullen sorteren. Dan ga je schoonmaken, schikken, standaardiseren en vervolgens standhouden. De officiële volgorde is eerst schikken en dan schoonmaken, maar het is echt handiger om eerst je kast en spullen schoon te maken voor je het terugplaatst, dan andersom.’

Wat trof je aan bij de start van een 5S-traject?

‘Dat varieerde van ruimtes die er op het eerste gezicht best netjes uitzagen, maar waar schijn bedrieglijk was, tot complete chaos, inclusief pepernoten van een half jaar oud onder bergen papier en door spullen geblokkeerde nooduitgangen.

De gevolgen van dergelijke situaties: veel tijd kwijt aan zoeken naar informatie of spullen, met gevoelens van frustratie en ergernis, waardoor het werkplezier daalt. Inefficiënt werken doordat informatie en spullen niet meteen of op een goede manier beschikbaar zijn. Het opnieuw aanschaffen van spullen die er al zijn, maar zo snel niet gevonden kunnen worden. Gevaarlijke situaties en veel bedrijfsongevallen. Gebrekkige hygiëne.’

En hoe ga je dan te werk?

‘Wat mensen lastig vinden, is beginnen. Waar start je en hoe pak je dit aan? Mensen voelen zich vaak overweldigd door de grootte van de klus en kunnen het niet overzien. Vervolgens stranden pogingen door gebrek aan structuur in de opruimpoging. En als het succesvol is, dan is standhouden heel erg lastig. Dat laatste gaat namelijk niet vanzelf. Het is net als afval in een berm of graffiti op een muur. Gaat het éénmaal fout, dan is het hek van de dam.’

‘Een gestructureerde aanpak, waarbij voor iedereen duidelijk is in welke volgorde wat gedaan wordt en wat de criteria zijn om iets te houden of juist weg te doen, maakt dat het wel een succes wordt. Ook standaardiseren helpt. Iedereen plaatst op dezelfde manier de materialen, op een vaste plek. Iedereen geeft op dezelfde manier namen aan documenten. De uniformiteit maakt sneller en makkelijker werken mogelijk. Aandacht voor de manier waarop de gewenste situatie in stand wordt gehouden maakt het af.’

Een voorbeeld

‘Medewerkers van een afdeling van een universiteit klaagden over te weinig kastruimte voor hun informatie en spullen, terwijl er op het eerste gezicht wel genoeg kasten waren. Stapels boeken en manuscripten lagen op bureaus. Langzamerhand kroop het de gang op (verbazingwekkend hoeveel er ook in deze tijd nog met papier gewerkt wordt). Bij navraag bleek, dat wat er in de kasten stond van onduidelijke herkomst en inhoud was. Ooit achtergelaten ‘voor de zekerheid’ door medewerkers die er allang niet meer werkten. Niemand durfde de beslissing te nemen om het weg te doen.

Vanaf dat moment ging de hele afdeling, na instructie over de aanpak, tegelijkertijd aan de slag. Er werd een ruimte aangewezen, waar iedereen spullen en papieren naartoe kon brengen die geen waarde meer hadden voor degene die ze aantrof. Alle kantoren, kasten en bureaus werden onder handen genomen en alle spullen gesorteerd. De kasten werden schoongemaakt en vervolgens begon het terugplaatsen van wat moest blijven. In de kamer waar alle spullen stonden die weg konden, vond nog een laatste beoordeling plaats. Als iemand nog iets nodig had dat een ander daar geplaatst had, dan kon hij of zij het daar binnen twee dagen ophalen. Daarna ging het weg.’

Hoe maak je van 5S een succes?

‘Wat goed werkt, is dat iedereen tegelijkertijd aan de slag gaat. Dat creëert saamhorigheid en momentum. Het feit dat er een plan en een duidelijke volgorde is en dat mensen begrijpen waarom het nodig is, maakt dat mensen minder snel vastlopen. Luister naar medewerkers, zorg dat ze zich gehoord voelen, dat werkt altijd. Dat het proces door iemand van buiten de organisatie geleid wordt, blijkt in mijn ervaring ook bij te dragen aan het succes. Niet alleen vanwege de expertise op 5S-gebied, maar ook omdat vreemde ogen dwingen. Er zijn immers altijd mensen die toch hun eigen werkmethode door willen drukken of juist duiken op zulke momenten.’

En hoe voorkom je de vrijwel onvermijdelijke terugval?

‘Het vasthouden van de nieuwe situatie vergt het nodige. In het geval van de universiteit betekent het bijvoorbeeld dat bij een exitgesprek van een medewerker de door hem of haar achtergelaten informatie en spullen beoordeeld moeten worden op hun nut voor de medewerkers die achterblijven. Niemand die daar ooit aandacht aan had geschonken.

Elkaar aan kunnen spreken op gedrag is een belangrijk onderdeel dat nodig is bij het standhouden. Vaak worden er visuele hulpmiddelen gebruikt om de stand van zaken in de gaten te houden. Denk aan duidelijke belettering, kleurgebruik, een schaduwbord of lijsten om af te tekenen. Let maar eens op in ziekenhuizen. Belijning op de grond geeft aan waar de rolstoelen of de mobiele computer teruggeplaatst moeten worden.

Als het kwartje valt dat werken er een stuk makkelijker op wordt als je werkomgeving goed geordend is zodat je snel informatie en spullen kunt vinden, wordt het ook makkelijker om het vol te houden. Het enthousiasme groeit, waar de frustratie afneemt. De situatie ontstaat dat mensen zelf verbeteringen bedenken om de boel nog verder te stroomlijnen. Door er met regelmaat aandacht aan te schenken en nieuwe medewerkers erin mee te nemen, houd je het enthousiasme in stand. Vaak worden er ook andere technieken gekoppeld aan 5S. Bijvoorbeeld het plaatsen van visuele hulpmiddelen om te zorgen dat er tijdig nieuwe materialen gekocht worden. Zo voorkom je te veel voorraad of juist misgrijpen.’

En als je dat allemaal gedaan hebt, wat levert het dan uiteindelijk op?

‘Minder zoektijd voor de medewerker, dus meer tijd voor waarde toevoegende activiteiten. Meer werkplezier door minder frustratie. Een leeg hoofd: je hoeft geen tijd en aandacht te besteden aan futiliteiten. Een veiliger werkomgeving die als gezelliger en prettiger wordt ervaren. Een schonere werkomgeving ook. Voor de bedrijfsvoering is het natuurlijk ook pure winst. De kosten gaan omlaag, doordat er efficiënter met middelen wordt omgegaan. Een veiliger omgeving, met minder bedrijfsongevallen. Er is minder bedrijfsruimte nodig, doordat de inrichting efficiënter is. Medewerkers zijn productiever. Een prettige werkomgeving is goed voor het behoud van medewerkers.

Kortom, 5S levert meer op dan de meeste mensen zo op het eerste gezicht verwachten.’

WWW.MKPC.NL

Investeer in jouw bedrijf, werk of project met een opleiding van MKPC > Bekijk ons opleidingsaanbod!

Lean / Six Sigma / Scrum / Agile / Masterclasses /Workshops

Opleidingsinstituut MKPC leert en helpt organisaties klantgericht, efficiënt en effectief te werken. Zodat zij het verschil kunnen maken naar hun klanten en medewerkers en in staat zijn optimale bedrijfsresultaten te halen. Wij geloven in voortdurend leren en continu verbeteren met aandacht voor het organisatie- en het individuele belang. Opdat bedrijfsresultaten aantoonbaar verbeteren, de betrokkenheid toeneemt en de medewerkers zich als professional blijven ontwikkelen. In onze ervaring en overtuiging is deze aanpak dé manier om aansprekende resultaten te halen en succesvol te zijn voor organisaties én mensen met wie wij zakendoen. Niet voor niets is onze slogan: resultaat-én mensgericht verbeteren!