TIM WOODS: ‘Ermee aan de slag gaan, is een ideaal vertrekpunt voor Lean’

TIM WOODS is een goed vertrekpunt voor Lean

Het levert meer op als je ermee aan de slag gaat!

Ger de Waard is Certified Lean-Six-Sigma-Black-Belt-trainer en coach van MKPC. Hij heeft ruime ervaring – ook internationaal – in het optimaliseren van bedrijfsprocessen, of dat nu in een productieomgeving, zakelijke dienstverlening of logistiek is. Hij krijgt ‘energie van het unieke gestructureerde karakter van Lean Six Sigma, zeker als er samen met management en medewerkers vanuit de werkvloer zowel het potentieel volledig wordt benut als de echte impact wordt gerealiseerd en zichtbaar gemaakt. Het geeft mij plezier als de verbeterteams erin slagen een cultuur van continu verbeteren, die ook echt standhoudt, weten te realiseren. Uiteindelijk gaat het om relaties, leiderschap, verandermanagement, gedrag en slimmer werken.’ Zijn karakteristieken zijn: commitment, binding, betrokkenheid, bevlogenheid, verbeeldingskracht, klant- en resultaat gericht. We spraken Ger over het verschijnsel TIM WOODS en de praktische toepassing ervan.

Ger J. de Waard
certified Lean Six Sigma Black Belt

Waar staat TIM WOODS ook alweer voor?

‘TIM WOODS is een acroniem, gemaakt van de beginletters van de volgende woorden: Transportation (transport), Inventory (voorraad), Motion (menselijke beweging), Waiting (wachten), Overprocessing (overbewerken), Overproduction (overproduceren), Defects (fouten) en Skills (talent). Het is een ezelsbrug om de acht belangrijkste vormen van verspilling te onthouden. Binnen Lean wordt iets verspilling genoemd als het geen waarde toevoegt. Om te beginnen voor de klant, maar ook voor het bedrijf dat een product maakt of een dienst levert. TIM WOODS is een bril om door naar een proces te kijken, uiteraard met het oog op het verbeteren ervan. In Amerika wordt trouwens het acroniem DOWNTIME gebruikt, waarbij de N staat voor Non Used of Non Utilized Skills en de E voor Extra of Excess Processing.’

Welke praktijkervaring heb je met TIM WOODS?

‘Veel. Jaren geleden bijvoorbeeld heb ik op verzoek een onderzoek gedaan naar de status van Lean in een bedrijf. Voor dat onderzoek hebben we onder andere TIM WOODS gebruikt. Ik ging naar de werkvloer om te observeren. Met mijn ervaring zag ik al snel onnodig transport door vorkheftrucks. Ook keek ik naar voorraden. Waar die lagen, of ze toe- of afnamen, naar gelang het proces vorderde.

Bij een dienstverlenend bedrijf bracht ik menselijke beweging in kaart. Destijds werd nog veel met papier en mappen gewerkt. Ik stelde vragen als: Is er beweging naar kasten toe, wat zit erin en is de inrichting gestructureerd? Ter verbetering pasten we in dit geval 5S toe.

Op een fabrieksvloer sprak ik met productiemedewerkers. Ik onderzocht of ze wel eens moesten wachten tot er onderdelen werden aangeleverd, of er lange besteltermijnen waren, dat soort zaken. Operators vertelden me in niet mis te verstane woorden dat spullen regelmatig te laat of helemaal niet geleverd werden. Dan was een toezegging gedaan voor dinsdagochtend en werd de bestelling donderdagmiddag afgeleverd. Ondertussen waren kunstgrepen nodig om toch nog iets te produceren.

Bij weer een ander bedrijf zag ik overproductie. Die ontstond doordat ze daar werkten met zogenaamde outlooks. In maart waren ze al aan het produceren wat ze in november dachten te gaan verkopen. Want de machines mochten niet stilstaan en de mensen moesten toch wat te doen hebben. Toen ik een tot de nok toe met eindproducten gevulde hal zag, vroeg ik: ‘Gaat dat wel afgenomen worden?’ Het antwoord: ‘We gaan ervan uit van wel.’ Negen van de tien keer was dat ook zo. Maar soms niet. Zonde, want het betrof een product, dat na verloop van tijd zijn kracht en waarde verloor. Een typisch voorbeeld van overproductie, de moeder aller verspillingen.

Het kwam voor dat ik medewerkers hun werk uitvoeriger zag doen dan in hun instructie stond. Meestal was dat op eigen initiatief. Hoe goed hun bedoelingen ook, ze waren aan het overbewerken, zonder zich druk te maken om extra tijd en kosten.

Ik heb een paar keer een HR-traject gedaan. Wat me opviel, was dat er in die organisatie weinig aandacht werd besteed aan training en opleiding. Bijvoorbeeld omdat er geen budget voor was. Dat kan leiden tot een uittocht van medewerkers. Ook diegene die je als bedrijf juist wilt behouden. Zodra de economie aantrekt, zijn die mensen vaak het eerste weg.

Aan de slag gaan met TIM WOODS is een ideaal vertrekpunt voor Lean. Gewoon eens door een bedrijf heen wandelen en je ogen openhouden voor de acht belangrijkste verspillingen. Als je een beetje je best doet, vind je ze allemaal. Eerst 5S en dan TIM WOODS is een goede start voor het inrichten van een Lean-organisatie.’

Hoe voorkom je dat het verzandt?

‘Het gevaar is dat de curve na verloop van tijd weer naar beneden gaat. De beste manier om dat te voorkomen, is om het regelmatig te blijven doen. Blijf werkvloeren bezoeken, kijken naar werkende mensen, vraag hoe hun processen zijn ingericht. Dan wordt het als het ware geïnstitutionaliseerd. Doe je dat niet, zul je zien dat het na een jaar – misschien zelfs al na een half jaar – begint weg te zakken. En dat is zonde.’

Ken je ook bedrijven waar dat niet is gebeurd?

‘Een aantal van mijn oud-klanten doet het nog steeds. Niet altijd in de mate die ik had gehoopt, maar het is toch ergens blijven hangen, er wordt nog over nagedacht. Ik merk dat het maar weinigen gegund is een echte Lean-organisatie te worden. Daarvoor heb je een lange adem nodig. Maar bij dit soort eenvoudige technieken helpt het dat mensen het snel begrijpen. Dat werkt drempelverlagend.’

WWW.MKPC.NL

Investeer in jouw bedrijf, werk of project met een opleiding van MKPC > Bekijk ons opleidingsaanbod!

Lean / Six Sigma / Scrum / Agile / Masterclasses /Workshops

Opleidingsinstituut MKPC leert en helpt organisaties klantgericht, efficiënt en effectief te werken. Zodat zij het verschil kunnen maken naar hun klanten en medewerkers en in staat zijn optimale bedrijfsresultaten te halen. Wij geloven in voortdurend leren en continu verbeteren met aandacht voor het organisatie- en het individuele belang. Opdat bedrijfsresultaten aantoonbaar verbeteren, de betrokkenheid toeneemt en de medewerkers zich als professional blijven ontwikkelen. In onze ervaring en overtuiging is deze aanpak dé manier om aansprekende resultaten te halen en succesvol te zijn voor organisaties én mensen met wie wij zakendoen. Niet voor niets is onze slogan: resultaat-én mensgericht verbeteren!