Helder zicht op je processen

Makigami

Makigami: van analyse naar actie

Hoe lopen de processen binnen je organisatie? Met Makigami krijg je daar stap voor stap inzicht in. Deze praktische en visuele methode helpt je om processen duidelijk in kaart te brengen en verspillingen op te sporen. Het wordt vaak gebruikt binnen Lean en Lean Six Sigma, bekende methodes om slimmer en efficiënter te werken. In deze blog leggen we uit wat Makigami precies is, hoe het werkt en vooral: hoe je het zelf kunt inzetten om processen te verbeteren en meer waarde voor je klant te creëren.

Wat is Makigami?

Makigami (Japanse voor ‘rol papier‘) is een visuele analysetool die helpt om processen binnen een organisatie overzichtelijk en gestructureerd weer te geven. De techniek is vooral geschikt voor administratieve en dienstverlenende processen waarin meerdere afdelingen, handelingen en overdrachtsmomenten een rol spelen.

Door het proces van begin tot eind in kaart te brengen, wordt duidelijk welke stappen er worden genomen, wie erbij betrokken is, waar knelpunten zitten, en waar tijd of middelen verloren gaan. Het doel is om inzicht te krijgen in hoe een dienst of product tot stand komt, en welke stappen waarde toevoegen voor de klant en welke niet.

Het verband met Lean Six Sigma

Makigami sluit nauw aan bij de principes van Lean en Six Sigma. Waar Lean zich richt op het elimineren van verspillingen en het stroomlijnen van processen, focust Six Sigma op het verminderen van variatie en het verbeteren van kwaliteit. Makigami is een visueel hulpmiddel dat binnen beide stromingen wordt gebruikt. Het helpt om procesproblemen op te sporen en gestructureerd aan te pakken.

In tegenstelling tot tools zoals Value Stream Mapping, die vooral worden gebruikt in productieomgevingen, is Makigami breder toepasbaar. Het is bij uitstek geschikt voor processen waarin communicatie, overdracht van informatie en samenwerking tussen afdelingen centraal staan.

Het proces van Makigami

Een Makigami-analyse volgt doorgaans een aantal herkenbare stappen. Deze helpen om het proces op te bouwen, knelpunten te signaleren en verbeteringen te formuleren.

1. Definitie van het proces
Allereerst wordt het te analyseren proces duidelijk afgebakend. Dit betekent het bepalen van de start- en eindpunten, de betrokken rollen, de gebruikte middelen en de gewenste output. Het vaststellen van de scope zorgt ervoor dat alle deelnemers hetzelfde beeld hebben van wat er onderzocht wordt.

2. In kaart brengen van het proces
Vervolgens wordt het volledige proces stap voor stap weergegeven, meestal in de vorm van een stroomdiagram of ‘proceswand’. Elke stap bevat informatie over wie de taak uitvoert, welke documenten of systemen gebruikt worden, en hoeveel tijd ermee gemoeid is.

3. Identificatie van verspillingen
Doordat het proces visueel wordt weergegeven, worden inefficiënties snel zichtbaar. Denk aan overbodige controles, onnodige wachttijd, dubbele invoer of slechte communicatie tussen afdelingen. Al deze vormen van verspilling worden gemarkeerd.

4. Analyse en verbetering
Samen met de betrokken medewerkers worden de oorzaken van verspilling besproken. Op basis daarvan worden mogelijke verbeteringen voorgesteld. Dit kan gaan over het schrappen of samenvoegen van stappen, betere afstemming, of inzet van technologie om handmatige taken te automatiseren.

5. Implementatie van verbeteringen
De laatste stap is het doorvoeren van de gekozen verbeteringen. Soms betekent dit dat processen opnieuw moeten worden ontworpen. In andere gevallen volstaat het om bestaande werkwijzen te stroomlijnen of medewerkers te trainen in nieuwe werkmethoden.

Toepassingen van Makigami in organisaties

Makigami is breed inzetbaar, van productiebedrijven tot zorginstellingen en overheidsorganisaties. De techniek is vooral effectief in situaties waarin processen onduidelijk verlopen of waarbij veel overdrachtsmomenten zijn tussen verschillende teams en/of afdelingen.

In de productie kan Makigami helpen bij het verbeteren van ondersteunende processen, zoals orderverwerking of kwaliteitscontrole, waar vaak onnodige stappen voorkomen.

In dienstverlenende omgevingen, zoals HR, IT of klantenservice, helpt Makigami om doorlooptijden te verkorten, klantvragen sneller op te lossen en fouten te verminderen. Ook kan het inzicht geven in hoe afdelingen beter kunnen samenwerken, wat de klanttevredenheid verhoogt.

Makigami: minder verspilling, betere processen

Makigami helpt je processen verbeteren op een manier die voor iedereen zichtbaar en begrijpelijk is. Door samen het proces stap voor stap in beeld te brengen, ontstaat er een gedeeld inzicht. Dat maakt samenwerken makkelijker, versnelt de besluitvorming en leidt vaak tot praktische verbeteringen waar je in de dagelijkse praktijk echt iets aan hebt.

Makigami kan ook goed worden gecombineerd met andere Lean-tools, zoals Value Stream Mapping, 5S, of Kanban, afhankelijk van het type proces en de doelstelling. Door slim te combineren, ontstaat een raamwerk voor structurele procesverbetering.

✅Makigami en Lean Six Sigma opleidingen

Wil je Makigami en andere Lean-tools effectief leren toepassen? Dan is een opleiding in Lean Six Sigma een goede keuze. Afhankelijk van je rol en ervaring zijn er verschillende niveaus beschikbaar:

• Lean Six Sigma Green Belt opleiding
  Deze opleiding is gericht op professionals die willen leren hoe ze verbetertrajecten kunnen opzetten en uitvoeren binnen hun team of afdeling. Je leert onder andere hoe Makigami werkt en hoe je processen inzichtelijk maakt en verbetert.

• Lean Six Sigma Black Belt opleiding
  Voor wie zich verder wil specialiseren in procesverbetering en organisatiebrede projecten wil leiden. Naast Makigami komen ook diepgaandere statistische technieken en verandermanagement aan bod.

Deze opleidingen zijn met name geschikt voor teamleiders, projectmanagers, procescoördinatoren en andere professionals die een actieve rol willen spelen in het verbeteren van de dagelijkse bedrijfsvoering.

Resultaat- en mensgericht verbeteren met MKPC!