Verbeter processen met de 5S-methode

Een georganiseerde en efficiënte werkplek is de sleutel tot productiviteit en kwaliteit. Maar hoe bereik je dit? De 5S-methode biedt een gestructureerde aanpak om werkplekken te organiseren, te standaardiseren en te verbeteren. In deze blog verkennen we de essentie van de 5S-methode en hoe het kan worden toegepast om een geordende en gestroomlijnde werkomgeving te creëren. Van het elimineren van rommel tot het standaardiseren van werkprocessen, het 5S-model biedt praktische stappen om verspilling te verminderen en efficiëntie te verhogen. Of je nu een productieomgeving, kantoorruimte of processen wilt optimaliseren, de 5S-methode biedt een krachtige aanpak voor organisatorische verbetering.

Wat is de 5S-methode?

Een simpele ‘checklist’ kan helpen verspilling en verspilde inspanningen op de werkplek op te sporen en vervolgens te verminderen. Bij Lean wordt voor de optimalisatie van de werkplek de methodiek van de 5S’en gebruikt. De 5S’en zijn gekoppeld aan het just-in-time principe dat erop gericht is de juiste gereedschappen en materialen op het juiste moment en plaats beschikbaar te hebben voor de taak die op dat moment wordt uitgevoerd. Het implementeren van de 5S’en leidt tot een veiligere, overzichtelijker en prettiger werkomgeving omdat 5S:

Verspilling zichtbaar maakt en herhaling in de toekomst voorkomt
Standaarden van het bedrijf duidelijk maakt voor alle werknemers
Werkplekefficiëntie verbetert

In een adem met 5S wordt ook wel gezegd dat het een methode is om – met toewijding en discipline – ‘het huis op orde’ te brengen. En dat is meestal een essentiële eerste stap op weg naar een Lean organisatie!

De 5S’en hebben allemaal een Japanse naam en ook in het Engels en Nederlands beginnen ze (natuurlijk) allemaal met een S. De eerste drie S’en zijn echt inhoudelijke activiteiten om het proces en de werkwijze te verbeteren en worden doorgaans in een korte campagne uitgevoerd. De vierde en vijfde S-vragen om continue en consequente aandacht voor de langere termijn.

De 5S-vragen zijn:

Scheiden: Elimineer alle niet essentiële zaken van de werkplek. Als niet essentieel is gedefinieerd die zaken, (hulp)middelen en grondstoffen die niet dagelijks nodig zijn voor de uitvoering van het proces.
Schikken: Organiseer alle noodzakelijke materialen en gereedschappen. Bepaal hierin de optimale plaats in de werkomgeving.
Schoonmaken: Maak de werkplek en -omgeving regelmatig schoon.
Standaardiseren: Ontwikkel standaarden (checklists, instructies, procedures, etc.) om de werkplek schoon, efficiënt en geordend te houden.
Standhouden: Toon discipline om de voortgang in de gaten te houden. Help medewerkers en geef hun aanwijzingen om zich aan de naleving van de afspraken te houden.

Uitvoeren van de 5S-methode

Een 5S uitvoeren kent – hoe kan het ook anders binnen Lean – een vaste aanpak met een stappenplan voor een 5S-verbeterproject.

1. Bepaal het gebied van verbetering

Allereerst is het goed vast te stellen welk deel van de organisatie en/of werkplek onderhanden genomen wordt. Het is goed om dat vast te stellen, vooral omdat anders al snel van het een het ander komt. Afbakenen is dus ook juist hier van belang om focus te houden op datgene dat nu de aandacht vraagt!

2. Stel doel en functie van het te verbeteren gebied vast

Maak helder wat het primaire doel van het te verbeteren gebied is. Dat biedt een belangrijke referentie om te bepalen of zaken nuttig zijn, bewaard moeten worden, of hoe gereedschappen optimaal geordend kunnen worden.

3. Maak een overzicht van het te verbeteren gebied

Breng het te verbeteren gebied ook fysiek in kaart en maak een plattegrond met daarop alle werkplekken. Wat staat nu waar en wat zou handiger en beter zijn? Breng hierbij ook fysieke beperkingen en obstakels binnen de ruimte van verbetering in beeld. Daar heb je tenslotte rekening mee te houden.

4. Voer een scan uit en fotografeer de probleemgebieden

Beoordeel aan de hand van vooral de eerste drie S’en hoe de werkplekken nu zijn en wat beter kan. Door gebruik te maken van beelden (foto’s van de plekken waaruit blijkt wat verbeterd kan worden) spreekt het direct tot de verbeelding.

5. Maak zichtbaar hoe de nieuwe situatie moet werken

Als de beoordeling heeft plaatsgevonden en het plan is gemaakt om verbeteringen door te voeren, wordt ook de nieuwe situatie zichtbaar gemaakt. Maak hierin gebruik van (voorbeeld)foto’s of schetsen, maar visualiseer wel bij voorkeur.

Hoe pas je de 5S-methode toe?

Scheiden

Het proces van ‘Scheiden’ in de 5S-methodologie richt zich op het minimaliseren van overbodige items op de werkplek. Medewerkers identificeren en verwijderen gereedschappen, onderdelen en instructies die niet direct nodig zijn voor het werkproces. De ‘Red Tag Exercise’ is een nuttige tool binnen dit proces, waarbij voorwerpen worden gemarkeerd en geëvalueerd op hun gebruiksfrequentie. Deze methode helpt bij het identificeren van onnodige items die vervolgens kunnen worden weggegooid of elders opgeborgen. Een verbeterteam, onder leiding van een Lean Six Sigma Green Belt, kan deze oefening coördineren en de richtlijnen en planning vaststellen.

Samengevat omvat het ‘Scheiden’-proces: opruimen van niet-essentiële items, labelen van overbodige zaken,

Schikken

Het ‘Schikken’-proces in de 5S-methodologie richt zich op het logisch en efficiënt organiseren van overgebleven materialen op de werkplek, nadat onnodige items zijn verwijderd tijdens het ‘Scheiden’. Door alles op een handige en ergonomisch verantwoorde plek te plaatsen, minimaliseren medewerkers tijd die wordt besteed aan het zoeken naar benodigdheden. Dit omvat het organiseren van gereedschapskisten, bestanden en andere benodigdheden op een wijze die overeenkomt met de volgorde van het werkproces. Het aanleren van consistente opbergmethoden bevordert een naadloze overdracht van taken en werkplekken.

Kernprincipes van ‘Schikken’ omvatten het ordenen van werkplekken volgens de werkstroom, het groeperen van vergelijkbare items, en het bepalen van de optimale hoeveelheid van elk item op de werkplek. Deze aanpak draagt bij aan efficiëntie, productiviteit en een georganiseerde werkomgeving.

Schoonmaken

‘Schoonmaken’, de derde stap in het 5S-model, richt zich op het handhaven van een georganiseerde en hygiënische werkplek. Na het verwijderen van overbodige items en het logisch ordenen van benodigdheden, is het essentieel om de werkplek schoon te maken en te houden. Dit draagt niet alleen bij aan het welzijn van medewerkers, maar ook aan de veiligheid in industriële en zorgomgevingen.

Schoonmaken gaat verder dan alleen een esthetische overweging; het heeft ook een directe relatie met preventief onderhoud. Een schone omgeving voorkomt gezondheidsrisico’s, dient als indicator van kwaliteit en vergemakkelijkt het identificeren van afwijkingen. Tijdens het schoonmaken is het belangrijk om apparatuur en materialen te inspecteren, en om verantwoordelijkheden en rollen duidelijk te benoemen. Zo blijft de werkplek altijd gebruiksklaar en kan deze naadloos worden overgedragen aan andere collega’s. Door deze stappen te volgen, blijft de werkplek niet alleen georganiseerd, maar wordt ook de productiviteit en veiligheid bevorderd.

Standaardiseren

‘Standaardiseren’, de vierde stap in het 5S-model, draait om het handhaven van de geïmplementeerde processen van scheiden, schikken en schoonmaken op een consistente basis. Het doel is om deze methoden te standaardiseren en regelmatig te herhalen, waardoor ze een integraal onderdeel worden van de organisatiecultuur. Dit omvat het trainen van alle medewerkers in de toepassing van de 5S-methodologie en het regelmatig evalueren van de effectiviteit ervan.

Bij dagelijkse routines in productieomgevingen en kantoren draait het om het opruimen en schoonhouden van werkplekken. In sommige gevallen kan herhaling van de eerste drie S’en na elke bewerking noodzakelijk zijn. Kernprincipes van standaardiseren zijn onder meer het vastleggen van uniforme werkprocedures, het bepalen van input- en outputwaarden voor elk proces, en het bieden van richtlijnen voor zowel nieuwe als ervaren medewerkers. Door continu te verbeteren en de standaarden te handhaven, creëert de organisatie een consistente werkomgeving die bijdraagt aan efficiëntie, kwaliteit en veiligheid.

Standhouden

“Standhouden” is de vijfde stap in het 5S-model en richt zich op het behouden van de eerder geïmplementeerde principes van scheiden, schikken, schoonmaken en standaardiseren. Het vereist discipline en betrokkenheid van alle medewerkers om deze stappen consistent te herhalen en voortdurend te verbeteren. Door een cultuur van continu verbeteren te cultiveren, creëert de organisatie een nieuwe mindset, met de nadruk op het voorkomen van terugval naar oude gewoonten.

Een belangrijk aspect van ‘standhouden’ is het vermijden van de eerste overtreding, zoals het behouden van een hagelwitte muur. Het is essentieel om de normen duidelijk te communiceren en consequent te handhaven, waarbij eventuele afwijkingen direct worden aangepakt. Dit vereist niet alleen praktische maatregelen, maar ook gedragsinterventies. Bijvoorbeeld het trainen van alle medewerkers, het gebruik van communicatieborden en visuele procedures, en het voorbeeldgedrag van het management. Door deze maatregelen te integreren en regelmatig te evalueren, wordt een duurzame en efficiënte werkomgeving bevorderd binnen de organisatie.

Lean Six Sigma en 5S implementeren binnen je eigen organisatie

Bij MKPC bieden we uitgebreide ondersteuning op het gebied van Lean Six Sigma, inclusief de 5S-methode. Wij trainen professionals in hoe ze de 5S-methode kunnen implementeren en continu verbeteren. Dit draagt bij aan een georganiseerde en efficiënte werkomgeving.

Lean Six Sigma is een krachtige en bewezen methode die organisaties helpt efficiënter te opereren. Tegelijkertijd helpt het de kwaliteit van hun producten en diensten te verbeteren. Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Neem dan contact op.

MKPC is een opleidingsinstituut voor professionals die resultaat- én mensgericht willen verbeteren door middel van Lean Six Sigma en Agile Scrum. Wij verzorgen trainingen door heel Nederland in Scrum Agile, professionele vaardigheden, Lean en Lean Six Sigma opleidingen waaronder Lean Six Sigma Green Belt en Lean Six Sigma Black Belt trainingen. Met MKPC haal je het beste uit jezelf en je organisatie.

✅ Bekijk hier het opleidingsaanbod van MKPC ➜ Opleidingen MKPC

Resultaat- en mensgericht verbeteren met MKPC!

Verbeter processen met de
5S-methode