5 Vragen over de 5S methode

Het 5S model is een Lean tool om werkplekken binnen een bedrijf opnieuw in te richten. In de industrie en in de dienstverlening levert een slecht georganiseerde werkplek nadeel op. Een onoverzichtelijke werkomgeving kan onveilig zijn. Je struikelt bijvoorbeeld over een rondslingerend snoer, komt ten val, loopt letsel op en bent in het slechtste geval wekenlang arbeidsongeschikt. Onderzoekers van Princeton bewezen dat een rommelige werkplek ook inefficiënt is. Bewerkingstijden lopen op doordat je lang moet zoeken naar een bestand op je laptop, wanneer je daarin geen of een slecht werkende structuur hebt aangebracht. En je kunt voor jezelf een heel mooi systeem bedacht hebben om wegwijs te geraken in de chaos, maar wat gebeurt er als je ziek of op vakantie bent? Juist ja, dan hebben je collega’s een probleem. 5-S is een gebleken methode om dat te veranderen, verspilling te reduceren en kwaliteit te verbeteren. En draagt daarmee op positieve wijze bij aan het bedrijfsresultaat.

Maar wat is nou precies 5S?

5S refereert aan de beginletters van vijf Japanse woorden. Het is een binnen Lean veelvuldig toegepast concept.

Hieronder geven we je een korte toelichting, per S.

Scheiden
Scheiden betekent in de context van deze methode: een onderscheid maken tussen wat noodzakelijk en wat overbodig is. Het onnodige – bijvoorbeeld alles wat kapot of beschadigd is – verdwijnt van de werkvloer. Een praktische manier om hier uitvoering aan te geven, is rode labels bevestigen aan voorwerpen waarvan je je afvraagt of het nog nodig is deze op de werkplek te behouden. Op het label schrijf je de reden dat het voorwerp wat jou betreft overbodig is en wat ermee moet gebeuren. Bijvoorbeeld: is kapot, weggooien. Of: wordt al een jaar niet meer gebruikt, naar het archief. Wat al uit het voorgaande voorbeeld blijkt: een reden om iets van de afdeling te verwijderen, kan de gebruiksfrequentie zijn. Iets dat je dagelijks of wekelijks gebruikt, houd je op de afdeling. Iets dat je zelden gebruikt, plaats je in het archief. Alle voorwerpen met een rood label worden naar een verzamelplaats gebracht. Daar wordt het eindoordeel geveld, over wat ermee gedaan wordt. Let wel: de 5S-begeleider stelt vragen en doet suggesties, het is altijd de medewerker die beslist. En dan nog wat: het gaat bij 5S niet perse om een leeg bureau, wel om een efficiënte werkplek.

Sorteren
Sorteren betekent voorwerpen systematisch opslaan, de werkplek zodanig organiseren dat iedereen alles snel en makkelijk kan vinden: een geschikte plaats voor alles en alles op zijn geschikte plaats. Hierbij wordt rekening gehouden met ergonomie en hygiëne.

Schoonmaken
Schoonmaken betekent het reinigen van muren, vloeren en voorwerpen (machines, gebruiksvoorwerpen, stellingen), het elimineren van oorzaken van storingen en incidenten, vervuilingsbronnen uitschakelen, schoonmaakmethodes vastleggen, verantwoordelijkheden bepalen, regels en normen opstellen. In de praktijk wordt overigens vaak eerst schoongemaakt, voordat aan het sorteren begonnen wordt.

Standaardiseren
Standaardiseren geeft duurzaamheid aan de eerste drie stappen. De eerste drie S’en worden een gewoonte door bijvoorbeeld visuele hulpmiddelen te gebruiken (afbakening met lijnen en kleuren). De betrokkenen kunnen snel een onderscheid maken tussen normaal en abnormaal. Onvoorziene omstandigheden brengen risico’s met zich mee. Door gestandaardiseerde procedures zijn die verrassingen tot een minimum beperkt.

Standhouden
Het borgen van de andere vier pijlers, de zorg voor behoud en continuïteit, het consequent opvolgen van gestandaardiseerde procedures. Hulpmiddelen zijn controlelijsten of audits op orde en netheid. De auditresultaten worden regelmatig geëvalueerd en gekoppeld aan persoonlijke en teamdoelstellingen.

En wat is het verschil tussen 5S en 6S?

5S wordt soms ook wel 6S genoemd. De zesde S staat voor Safety, feitelijk een voortvloeisel uit de 5S-methode.

Hebben jullie ook wel eens meegemaakt dat het niet meteen goed ging?

Natuurlijk wel. Iets werd weggegooid en een dag later had iemand het nodig. Afstand doen van voorwerpen is voor sommige mensen bijna net zo lastig als afscheid nemen van mensen. Zodoende bleven veel overbodige materialen op de werkplek aanwezig. Discipline viel weg en het 5S-effect bleek slechts van korte duur.

En hoe reageerden jullie daarop?

Als bij elke verandering is 5S iets van de lange adem. Steeds weer aandacht blijven geven. Niet na één tegenslag het opgeven. Het positieve benadrukken zonder het negatieve te negeren. En, ook heel belangrijk: de mensen het vooral zelf laten doen. Op hun eigen manier, waarbij jij als 5S-begeleider uiteraard wel de kaders schetst. En in hun eigen tempo. Dat werkt altijd.

Oké, helder. Tenslotte: wat levert 5S op?

Het flauwe antwoord is: dat verschilt. Er zijn gevallen bekend waarin de bewerkingstijd door het toepassen van 5S wel met 40% werd verbeterd. Als veiligheid een issue is, zou je het effect van 5S terug moeten zien in een lager verzuimpercentage. En als je de 5S-methodiek toepast op een callcenter, zou de gespreksduur korter moeten uitvallen. Dus nogmaals: het verschilt. Maar één ding is zeker: het levert altijd een verbetering op.

WWW.MKPC.NL

Investeer in jouw bedrijf, werk of project met een opleiding van MKPC > Bekijk ons opleidingsaanbod!

Lean / Six Sigma / Scrum / Agile / Masterclasses /Workshops

Opleidingsinstituut MKPC leert en helpt organisaties klantgericht, efficiënt en effectief te werken. Zodat zij het verschil kunnen maken naar hun klanten en medewerkers en in staat zijn optimale bedrijfsresultaten te halen. Wij geloven in voortdurend leren en continu verbeteren met aandacht voor het organisatie- en het individuele belang. Opdat bedrijfsresultaten aantoonbaar verbeteren, de betrokkenheid toeneemt en de medewerkers zich als professional blijven ontwikkelen. In onze ervaring en overtuiging is deze aanpak dé manier om aansprekende resultaten te halen en succesvol te zijn voor organisaties én mensen met wie wij zakendoen. Niet voor niets is onze slogan: resultaat-én mensgericht verbeteren!

Bronnen artikel —- nl: Eerste publicatie door Marjan Lijftogt op 6 jun 2008, laatste update op 5 sep 2018;  / nl: 5S-methodiek, SIGMA, nummer 6, december 2016