Optimaliseer je processen met een

Brown Paper Sessie

Brown Paper Sessie: procesverbetering in kaart

Een Brown Paper Sessie: je hebt er vast van gehoord, maar hoe kan deze methode helpen bij procesverbetering? Deze workshoptechniek wordt ingezet om processen inzichtelijk te maken en verbeteringen te identificeren. De methode wordt veel gebruikt binnen Lean Six Sigma en andere procesoptimalisatietechnieken. We leggen je in dit artikel uit wat een Brown Paper Sessie is, hoe je ermee aan de slag kunt en waarom het zo’n handige tool is.

Wat is een Brown Paper Sessie?

Een Brown Paper Sessie is een interactieve werkwijze waarbij de betrokkenen samenkomen om een proces in kaart te brengen. Dit gebeurt letterlijk op een groot vel bruin papier dat aan de muur wordt gehangen. Alle deelnemers noteren processtappen, rollen, functies en verbeterpunten op post-its, die vervolgens op het brown paper worden geplakt​. Zo ontstaat een visueel overzicht van het proces, waardoor het makkelijker wordt om te zien waar verbeteringen mogelijk zijn.

Waarom kiezen voor een Brown Paper Sessie?

Een Brown Paper Sessie levert diverse voordelen op:

• Inzicht en betrokkenheid: Doordat medewerkers zelf het proces visueel maken, krijgen ze meer inzicht in hoe het in de praktijk werkt en ervaren ze een sterkere betrokkenheid bij verbeteringen.

• Directe verbeterkansen: Tijdens de sessie ontstaan vaak al ideeën voor verbeteringen die eenvoudig doorgevoerd kunnen worden.

• Flexibiliteit: Doordat post-its eenvoudig verplaatst kunnen worden, is de methode flexibel en dynamisch.

• Visueel en interactief: Het grote vel bruin papier maakt het eenvoudig om patronen, knelpunten en mogelijkheden snel te identificeren.

Zo werkt een Brown Paper Sessie

De sessie verloopt in verschillende fasen:

1. Voorbereiding – De facilitator, een onafhankelijke procesbegeleider, stelt de doelen van de sessie vast en nodigt de juiste deelnemers uit. Dit zijn vaak medewerkers die direct betrokken zijn bij het proces.

2. Het proces in kaart brengen – Deelnemers schrijven elke stap van het proces op post-its en plakken deze op het brown paper. Dit zorgt voor flexibiliteit, omdat stappen eenvoudig kunnen worden verplaatst, aangepast of herschikt zonder het schema opnieuw te hoeven tekenen.

3. Observeren en analyseren – Nadat het proces volledig is opgetekend, wordt er geobserveerd en geanalyseerd zonder meteen conclusies te trekken. De deelnemers bekijken het volledige proces vanuit een helikopterperspectief om inefficiënties en knelpunten te herkennen.

4. Verbeterkansen identificeren – Door kritisch naar het proces te kijken, worden mogelijke verspillingen en verbeterpunten in kaart gebracht. Veelvoorkomende knelpunten zijn:

• Te veel verschillende functies betrokken bij een processtap → dit kan zorgen voor vertraging en miscommunicatie.
• Overbodige controlemechanismen → dit maakt het proces onnodig stroperig
• Het ping-pong-effect, waarbij een processtap onnodig vaak heen en weer gaat tussen verschillende medewerkers​ → onnodige terugkoppeling leidt tot tijdverlies.

5. Acties en verbeteringen vaststellen – Op basis van de analyse worden concrete verbeteracties bepaald. Naast Quick Wins, die snel geïmplementeerd kunnen worden, worden grotere verbeteracties geformuleerd en toegewezen.

✅ Opleidingen die helpen bij het implementeren van Brown Paper Sessies

Kennis van procesoptimalisatie en Lean Six Sigma is nodig om een succesvolle Brown Paper Sessie te begeleiden en toe te passen. Verschillende trainingen en opleidingen van MKPC, zoals onze Lean Six Sigma Green Belt opleiding of onze Lean Six Sigma Black Belt opleiding, bieden de juiste tools en inzichten om deze techniek met succes in te zetten​.

Met de juiste aanpak kan een Brown Paper Sessie een zeer waardevol instrument zijn voor continue verbetering en procesoptimalisatie binnen organisaties. Zet de eerste stap en ervaar zelf het resultaat! 

Resultaat- en mensgericht verbeteren met MKPC!