Lean Six SIgma Tip

Elimineren van verspillingen in bedrijfsprocessen

Elimineer verspillingen in de processen van ondersteunende afdelingen en voeg waarde toe aan organisaties

Ondersteunende afdelingen zoals administratie, HR, IT en financiën nemen vaak een aanzienlijk deel van het totale personeelsbestand in beslag. Bijna de helft van het aantal fte’s is gericht op ondersteunende werkzaamheden en niet op de primaire processen. Deze ondersteunende werkzaamheden worden regelmatig beschouwd als overhead, en kunnen een variabel percentage van 30% tot 60% of meer vertegenwoordigen. Het is de vraag in welke mate deze ondersteunende werkzaamheden uitsluitend activiteiten betreffen die waarde toevoegen.

Door het elimineren van verspillingen in de processen van ondersteunende functies, wordt tijd en aandacht vrijgemaakt voor activiteiten die waarde toevoegen. Activiteiten die geen waarde toevoegen worden geëlimineerd. Een handige Lean tool hiervoor zijn de 8 verspillingen.

De 8 verspillingen van Lean

De acht dodelijke verspillingen die in Lean worden genoemd en die te relateren zijn aan ondersteunende functies in organisaties zijn:

🔸Transport: Bijvoorbeeld onnodig transport van materialen, mensen of informatie. Denk hierbij aan overbodige verplaatsingen van producten of documenten tussen afdelingen, in plaats van efficiënte en geconsolideerde verzendingen te organiseren.

🔸Voorraad: Grote hoeveelheden voorraden of onderhanden werk. Bijvoorbeeld het tegelijkertijd beheren van te veel projecten of het aanhouden van een grote voorraad reserveonderdelen, wat resulteert in onnodige opslagkosten en verouderde inventaris.

🔸Beweging: Onnodige bewegingen of handelingen van medewerkers. Voorbeeld: Onnodig veel lopen door een inefficiënte kantoorlay-out of het uitvoeren van dubbel werk door een gebrek aan duidelijke werkprocedures.

🔸Wachten: Wachten op informatie, materialen of machines. Zoals vertragingen als gevolg van inefficiënte communicatieprocessen, waardoor de productiviteit daalt en kosten stijgen.

🔸Overproductie: Meer maken of meer doen dan nodig is. Denk aan het genereren van overtollige rapporten of documentatie die niet direct waarde toevoegen voor de klant, waardoor tijd en middelen verspild worden.

🔸Overbewerking: Overmatige of onnodige bewerkingen uitvoeren. Bijvoorbeeld: Het uitvoeren van complexe onderhoudstaken die niet nodig zijn voor het behoud van de waarde van het product of het verrichten van overmatig gedetailleerd administratief werk.

🔸Fouten: Het maken en herstellen van fouten en de controle op mogelijke fouten. Zoals fouten in facturatieprocessen of productiefouten die leiden tot klachten, herstelwerkzaamheden en verlies van klanttevredenheid.

🔸Talenten: Werk laten uitvoeren door onvoldoende gekwalificeerd personeel. Neem als voorbeeld het toewijzen van complexe taken aan medewerkers zonder de benodigde vaardigheden, wat resulteert in fouten, herstelwerkzaamheden en extra kosten. Of, bij gebrek aan medewerkers, dat een duurdere medewerker (supervisor of manager) zelf de eenvoudige werkzaamheden moet gaan uitvoeren.

Conclusie

Door Lean-principes toe te passen en verspillingen te elimineren, kunnen ondersteunende afdelingen waarde toevoegen aan de kernactiviteiten van organisaties. Dit streven naar continue verbetering is essentieel voor het creëren van een gestroomlijnde organisatiecultuur die zowel financiële voordelen oplevert als voldoet aan de behoeften van klanten!

✅ In dit artikel duiken wij dieper in de 8 verspillingen van Lean ➜ Lees artikel

✅ Bekijk hier de Lean Six Sigma opleidingen van MKPC ➜ Opleidingen MKPC

WWW.MKPC.NL