Marco A.M. Koet

  • Lean Six Sigma Master Black Belt

Hand-in-hand samen of een noodzakelijke keuze?

Download PDF
Scrum en Lean Six Sigma

Lean kan inmiddels in elke organisatie en op elk denkbaar proces toegepast worden. Niemand twijfelt inmiddels meer aan de toegevoegde waarde van deze aanpak. Ongeacht branche, omvang van bedrijf of soort proces, Lean heeft veelvuldig en overtuigend haar nut bewezen. Maar sinds de opkomst van Scrum Agile slaat de twijfel toe. Is Scrum het nieuwe Lean en kan de laatste de prullenbak in? Of vullen beide methodes elkaar juist aan? In dit artikel nemen we Scrum in relatie tot Lean onder de loep en duiden we de overeenkomsten en verschillen tussen beide methoden.

Marco A.M. Koet
Master Black Belt Lean Six Sigma

Scrum en Agile

De Scrum manier van werken is één van de Agile projectmethoden. Andere methoden uit de Agile-familie zijn bijvoorbeeld het werken met Kanban, Evolutionary Project Management en Extreme Programming. Agile (van het Engelse Agility) betekent ‘wendbaar-zijn’ en is precies wat de methodieken beogen te bereiken: het creëren van en werken in zich op de snel wijzigende omgeving aanpassende en communicatief sterke teams.

In de Scrum aanpak is het eindproduct (inclusief budget en planning) nog niet volledig vastgelegd, maar gedefinieerd als een stip aan de horizon. Doordat niet alles vooraf is ingepland, blijft er ruimte om voortschrijdend inzicht, gedurende de uitvoering van het project, te verwerken in het eindproduct. Dit houdt de werkwijze ‘agile’, maar vraagt wel voortdurende afstemming met de klant of opdrachtgever en bijsturing over hetgeen wordt opgeleverd.De opdrachtgever (Productowner) is in een Scrum aanpak veel directer betrokken, dan bij andere project methoden. Zodat hij eisen en wensen sneller kan inbrengen, het team daarop kan bijsturen en er minder buitensporige uitloop van tijd en budget is, en de uiteindelijke kwaliteit goed wordt geborgd.

Scrum is dus een methode om op een flexibele manier producten te ontwikkelen. Om dit te bereiken wordt gewerkt in kleine stappen, waarbij steeds aan het einde van een korte periode (een zogenoemde sprint, 2 à 4 weken) een compleet en werkend (deel)product wordt opgeleverd. Voorwaarde om succesvol te kunnen werken met de Scrum aanpak, is de samenwerking in het Scrum team. Zij moeten immers in een (korte) sprint concrete producten opleveren en moeten in staat zijn snel in te spelen op veranderende omstandigheden. Na elke sprint worden immers de eisen van het verwachte eind product bijgesteld. Deze dynamiek en geëiste wendbaarheid is de reden dat Scrum vaak wordt toegepast bij producten waarvan de opdrachtgever nog niet precies weet wat hij wil. En waar iets gemaakt moet worden, dat er nu nog niet is. Niet raar dat Scrum goed kan worden ingezet bij ICT-vraagstukken of waar innovatie een belangrijke rol speelt.

Lean en Six Sigma

Meestal wordt Lean Six Sigma in een adem uitgesproken, alsof het één methode is waarin de verschillende onderdelen onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. Niet terecht als je weet dat beide methoden, Lean én Six Sigma, een andere achtergrond, aanpak en uitwerking op het proces hebben.

Lean is een – veelal praktische – manier om zicht te krijgen op de huidige werkwijze en te beoordelen hoe de uitvoering ervan slimmer en efficiënter kan. Met behulp van Lean technieken wordt duidelijk wat het werk moet opleveren (doelstellingen) en waarin de uitvoering beter kan. De focus van Lean richt zich op het verbeteren van het hele proces. Met als doel om overall efficiënter te werken, zodat optimaal kan worden voldaan aan de wensen van de klant. Opdat de klant het juiste product (of dienst) krijgt op het juiste moment, tegen de juiste prijs-kwaliteitverhouding.

Dagelijks doen zich vele kleine issues voor, waardoor het dagelijkse werk niet soepel verloopt. In de aanpak van Lean worden deze zaken snel en binnen het team opgelost. Aan de hand van een eenvoudige aanpak, de zogenoemde KaiZen, wordt binnen 1 tot 5 dagen het probleem gedefinieerd, geanalyseerd en opgelost. Dat lukt vooral als de vraagstukken klein zijn, binnen het team zelf spelen en de oplossingen geen grote tijds- of geldinvesteringen vragen. Omdat deze werkwijze dagelijks nieuwe inzichten geeft en ervoor zorgt dat in kleine stapjes de werkwijze wordt verbeterd, is dit een uitstekende manier om invulling te geven aan een cultuur en mindset van voortdurend reflecteren, leren en verbeteren. Inderdaad, continu verbeteren van je werk. De vertaling uit het Japans van het begrip KaiZen!

Als het procesprobleem complexer is en niet ter plekke op de afdeling kan worden opgelost, wordt een Lean project gestart. In circa 2 maanden tijd worden de vijf concepten van Lean gebruikt als een plan van aanpak. Eerst worden de ‘eisen’ van de klant (de waarde) bepaald, deze stellen als het ware de norm aan hetgeen het bedrijf geacht wordt op te leveren. In de waardenstroom wordt vervolgens in beeld gebracht hoe op dit moment gewerkt wordt.

Bestaat tussen gewenste uitkomst en huidige werkwijze of procesprestatie een groot verschil, dan moet het proces worden verbeterd. Dat is waar de kracht van Lean in terug komt: het verbeteren van de bestaande werkwijze. Met een keur aan flowtechnieken wordt het proces efficiënter ingericht. Waarna het optimale proces met pulltechnieken wendbaar wordt gemaakt. Dat betekent het proces eenvoudig in staat is kwantitatieve en kwalitatieve aanpassingen in de wensen van de klant door te voeren.

 

Ook bij Six Sigma is het focuspunt om inzicht te krijgen in de actuele prestaties van het proces en de mogelijkheden om deze te verbeteren. Opdat het bestaande proces, net als bij Lean of de KaiZen, beter kan voldoen aan de wensen van de klant. Six Sigma maakt echter meer gebruik van metingen en datasets, om de patronen en verschillen in de procesprestaties met (toegepaste) statistiek te analyseren. Vaak omdat al veel verbeteringen zijn doorgevoerd met KaiZens en met Lean projecten, maar blijkbaar de procesprestatie nog niet voldoende op orde is. Juist dan kan de kracht van Six Sigma van toegevoegde waarde zijn om tot inzicht én verbeteringen te komen.

Six Sigma wordt in die situaties gebruikt om de diepere grondoorzaken van de falende werkwijze bloot te leggen. Dat wat niet meer met het blote oog te zien is, wordt met behulp van datapatronen en statistiek zichtbaar gemaakt. Dat maakt wel dat Six Sigma projecten intensiever zijn (3 tot 4 maanden), meer kennis vragen van statistische methoden en door de omgeving als ‘abstracter’ en ‘complex’ worden ervaren. Six Sigma is zwaar instrument en daarom meestal niet de eerste aanpak om processen te verbeteren. Eerste en indrukwekkende resultaten kunnen uitstekend met een Lean project of een KaiZen structuur worden behaald!

Zodra Six Sigma ingezet wordt, volgt deze de aanpak volgens de stappen van de DMAIC; Define, Measure, Analyze, Improve en Control. Het is daarmee, meer dan bij Lean, een meer projectmatige aanpak volgens een duidelijke fasering. In de eerste fase wordt het project gestart en het probleem dat moet worden opgelost gedefinieerd. In de Measure fase wordt het probleem meetbaar gemaakt en in een verantwoorde steekproef gemeten. De uitkomsten worden gebruikt om exact de omvang van het probleem vast te stellen, de nulmeting. Voor dat probleem wordt in de Analyze fase gezocht naar de echte grondoorzaken van het probleem. Dat zijn oorzaken, die een bewezen (statistisch) verband hebben met het probleem. Voor die grondoorzaken (en voor niets anders…) worden vervolgens oplossingen ontwikkeld in de Improve fase, welke in de laatste fase worden geborgd.

Overeenkomsten en verschillen

Nu de afzonderlijke methoden zijn geduid, kan de balans worden opgemaakt. Er zijn ontegenzeggelijk  verschillen, maar ook overeenkomsten. Sterker nog, in een aantal gevallen kunnen  de methoden in elkaars verlengde worden gebruikt en versterken ze elkaar.

Overeenkomsten
De grootste overeenkomst tussen Scrum en Lean Six Sigma is de samenwerking tussen de werknemers die centraal staat. Het succes van de methode wordt hiermee bepaald, maar is er ook van afhankelijk. Bij beide methoden zijn de mensen, die de werkzaamheden uitvoeren, belangrijker dan de tools die zij gebruiken. Of anders gezegd, de weg die wordt afgelegd om iets nieuws te maken (Scrum Agile) of iets bestaands te verbeteren (Lean Six Sigma), is belangrijker dat het altijd volledig en correct toepassen van de tools. Het gaat om voortdurend evalueren, leren, bijsturen, ontwikkelen en verbeteren. Dan kom je tot het goede resultaat!

Want het realiseren van (gewenste) eindresultaat is bij zowel Scrum Agile als Lean Six Sigma natuurlijk  wel belangrijk. Het resultaat moet waarde creëren voor de opdrachtgever en is het primaire doel van het ontwikkelings- of verbeterproject. Binnen Scrum heeft het waarde als de opdrachtgever zijn veranderende wensen op een flexibele manier kan opnemen in het eindproduct. Binnen Lean Six Sigma is het projectresultaat dat het product op een efficiënte en effectieve manier tot stand komt en de klant precies krijgt wat hij verwacht.
Ook in de uitvoering van de methoden zijn overeenkomsten. Bij Lean wordt elke dag een dagstart gehouden waarin een korte evaluatie plaatsvindt en besproken wordt wat er gedaan moet worden. Ook bij Scrum is dit het geval. In 15 minuten weet ieder teamlid wie wat gedaan heeft, nog moet gaan doen en welke problemen er zich eventueel voordoen. Dit heet officieel de ‘Daily Scrum Meeting’. Deze dagelijkse interactie is de motor binnen Scrum en Lean Six Sigma (KaiZen) om altijd te blijven verbeteren. Beide methoden gaan uit van continu leren en aanpassen.

Verschillen
Lean Management is ontstaan in de industriële sector om productiesystemen efficiënter in te richten, terwijl Scrum is ontstaan in een creatieve en kennisintensieve omgeving waar men zich aan moest passen aan snelle veranderingen. Maar de verschillen tussen Lean Six Sigma en Scrum liggen niet alleen in het ontstaan van beide methoden.
Lean Six Sigma wordt vaak toegepast om de processen in de hele organisatie en haar omgeving te verbeteren (Lean) of te optimaliseren (Six Sigma). De methode werkt in principe vanuit een bestaande situatie, die vraagt om verbeterd te worden. Scrum daarentegen wordt toegepast in een omgeving waarin nog niet een bestaand product of dienst bestaat, maar die juist tot stand moet worden gebracht. Scrum wordt daarom vooral gebruikt om te ontwikkelen en te innoveren in een nieuwe situatie.
Daarnaast is bij Lean Six Sigma belangrijk dat processen zo worden uitgevoerd, dat het eindproduct op de meest efficiënte manier kan worden geproduceerd. Meestal gaat dit om een langere periode waarin de processen worden uitgevoerd en constant eindproducten worden gemaakt. Bij Scrum wordt er per sprint een deelproduct ontwikkeld. Dit prototype wordt eerst getest en geëvalueerd voordat het team in de tweede sprint een volgend product(onderdeel) ontwikkeld dat hierbij aansluit.